¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos?

Regularmente nos encontramos con clientes que poseen un profundo desconocimiento respecto a la definición y el objetivo de una Oficina de Gestión de Proyectos o como se la conoce según sus siglas en inglés: PMO (Project Management Office).

Para el Project Management Intitute (PMI), una Oficina de Gestión de Proyectos “es una entidad en la organización que tiene varias responsabilidades con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Las responsabilidades pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la gestión de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir proyectos diariamente¨.

Con esta definición fácilmente deducimos entonces que en una PMO deben existir fuertes conocimientos y habilidades sobre el negocio, cultura de la empresa, los estándares aplicables y la metodología de gestión de proyectos.

La Oficina de Gestión de Proyectos busca estandarizar y optimizar procesos en la ejecución de proyectos. Además, de ser el gestor de la documentación, las guías y las métricas asociadas a estos procesos. Se puede esperar que con una PMO los proyectos en una organización se ejecuten de la misma forma independientemente de los Gerentes de Proyecto que estén a cargo.

Entre las funciones que pueden desempeñar una PMO podemos indicar:

  • Proporcionar herramientas de gestión, asesoría y capacitación.
  • Realizar la gestión de los proyectos de la organización.
  • Vigilar y dar seguimiento a los proyectos, desde su aprobación hasta el cierre del mismo.
  • Preparan y disponibilizar métricas e indicadores de gestión para la alta gerencia.
  • Gestionar todos los proyectos de la organización en forma coordinada para maximizar sus resultados.

Modelos de PMO

Los modelos de PMO varían de acuerdo al grado de involucramiento que la misma tiene sobre los recursos y los resultados en la gestión de proyectos pero podemos ver que sus extremos son:

  • Tener un rol consultivo, proporcionando a los coordinadores de proyectos formación, orientación, herramientas y mejores prácticas.
  • Tener un rol de control con una visión centralizada en donde parte de su staff son los gerentes de proyecto que ejecutan y son responsables por los resultados de los proyectos dentro de la compañía.

¿Qué no es la PMO?

La Oficina de Gestión de Proyectos no es un rol que puede ni debe encargarse a un solo individuo, o a un equipo a la ligera. Es usual que en una empresa un profesional desempeñe el “cargo” de PMO. Es decir, una sola y única persona realizando actividades menores para generar reportes de gestión y tareas administrativas.

Cualquiera de las siguientes opciones definitivamente no es una PMO:

  • Una persona con el “cargo” de PMO.
  • Un grupo de gerentes de proyecto gestionando un proyecto.
  • Un programa o conjunto de proyectos.
  • La metodología de Gestión de Proyectos de una Organización.
  • Un grupo de recursos que generan informes sin contexto de realidad.

Es muy frecuente instaurar una “PMO” pero sólo como nombre, que no es mucho más que una o más personas tramitando papeles, y que no tiene ninguna injerencia en la mejora de los procesos y la optimización de la gestión de los proyectos de la organización.

¿Qué debemos evitar al implementar una PMO?

En el afán de implementar una PMO podemos cometer muchos errores que pueden costar caro a la hora de medir el éxito, es por eso que entre otras cosas debemos evitar:

  • Comenzar sin apoyo de la alta gerencia al proceso de implementación.
  • Implementar cualquier tipo de oficina de proyectos sin tener conocimiento de la organización.
  • Convertir a la PMO en un ente burocrático que solo audita y controla y que no brinda valor agregado a los gerentes de proyectos y a la organización.
  • Querer que la PMO gestione todos y cualquier tipo de proyecto de la organización.
  • Entender que la implementación no se trata solo de la utilización de un nuevo software o proceso.
  • Querer implementar toda la metodología en modalidad “one shot” y no como un proceso incremental.
  • Esperar resultados inmediatos.

Razones para implementar una PMO

Como principales razones para el establecimiento de una PMO podemos distinguir la de mejorar el porcentaje de proyectos exitosos y la de implementar prácticas estándar a lo largo de la organización

De igual modo, la implementación de una PMO tiene las siguientes ventajas.

  • Crea una supervisión, control y seguimiento eficaz de los proyectos.
  • Minimiza los proyectos fallidos y promueve un mayor éxito de los mismos.
  • Mantiene a la gerencia informada acerca del estado de avance.
  • Mejora la integración de los proyectos con el negocio.
  • Desarrolla las competencias de gestión de proyectos en el personal.
  • Ayuda a definir y alcanzar los objetivos del negocio.

Resultados esperados

Como resultado de la implementación de una nueva oficina de proyectos se pueden esperar los siguientes resultados:

  • Información estandarizada.
  • Información comparable.
  • Identificación de conflictos de recursos.
  • Mejora en la calidad de procesos y proyectos.
  • Gestión de riesgos.
  • Base de información histórica de proyectos.
  • Gestión integrada de proyectos y programas.
  • Obtención de información estratégica para la compañía.
  • Tomas de decisiones más fáciles.
  • Menor stress!!

Puntos a considerar en la implementación

A continuación vemos una serie de puntos a tener en cuenta al momento de planificar la implementación de una PMO:

  • Las organizaciones no cambian de un día a otro y mucho menos su cultura organizacional.
  • Debemos pensar en una implementación gradual y con metas y objetivos claros y medibles.
  • No olvidar centrarnos en las personas y ver el proceso de implementación de la nueva oficina de proyectos como un cambio de cultura organizacional y no solo de procesos.
  • Siempre será más sencillo si comenzamos en un área o departamento específico realizando un proyecto piloto para luego ampliarlo al resto de la organización.

Conclusiones

Implementar una PMO en una organización que gestiona proyectos genera un alto beneficio, pero es un ejercicio que debe ser llevado a cabo por gente con experiencia teniendo en cuenta que la organización.

Tener una PMO aumenta la probabilidad de éxito de los proyectos y la rentabilidad de éstos. Además, genera nuevas oportunidades de negocio, al incrementar la satisfacción de sus clientes, creando una imagen de organización más eficiente en su trabajo.

Cualquier tipo de implementación que se realice tiene como clave fundamental el tener un gran nivel de aprobación por parte de la alta gerencia como así también los objetivos a corto y mediano plazo que se esperan obtener con su implementación.

Debemos siempre tener en mente apuntar a acciones rápidas y simples que den visión en la mejora de los procesos y los resultados.