Podemos definir la omnipresencia como la posibilidad de tener presencia simultánea en diferentes lugares, también podemos definirla como un sinónimo de ubicuo, en el cual se destaca la posibilidad de estar presente en muchos lugares al mismo tiempo. Si bien su uso se da principalmente a nivel teológico, el significado de la palabra omnipresente puede desglosarse en: “omni” significa todo y “presente” significa asistencia, estar en un lugar.
Por otro lado, una PMO (Project Management Office) u Oficina de Gestión de Proyectos puede ser definida como un departamento dentro de una organización que define y mantiene estándares y procesos relacionados con la gestión de proyectos, en la mayoría de los casos es responsable por la ejecución de los proyectos, también es responsable de proveer información de estado y seguimiento de proyectos, realiza coaching y capacitación a los recursos encargados de ejecutar los proyectos bajo su responsabilidad y dependiendo del tipo de organización ejecuta muchas otras funciones que pueden ir sumándose, haciendo que la Oficina de Proyectos sea el Tablero de Control que indica a mi empresa el estado de cada una de sus iniciativas.
A partir de estos conceptos es bueno plantearse las necesidades actuales de una Oficina de Proyecto “omnipresente” y de alcance global.
Con el avance de la tecnología y la necesidad de contar con recursos específicos, en muchas organizaciones de alcance global nos encontramos con oficinas y departamentos que se encuentran distribuidos en un rango variado de posibilidades, dentro de un mismo edificio, en diferentes locaciones dentro de un país, en una región o de alcance global.
¿Cuáles serían las premisas necesarias para que una oficina de proyectos pueda adaptarse a esta globalización y poder tener un alcance “omnipresente” más allá de la localización de sus recursos?
A continuación una serie de claves que se deben tener presente para lograr con éxito la implementación de una OMNI PMO.
- Metodología de gestión de proyectos unificada
La metodología de gestión de proyectos de la organización es la encargada de guiar y orientar a los responsables de la ejecución de un proyecto los pasos que deben ser realizados y el orden que los mismos deben tener. El poder disponer de una metodología establecida y unificada para toda la empresa nos permite garantizar que los proyectos serán realizados de la misma forma más allá de los recursos que estén al mando y que componga el equipo de proyecto. Es de esperar que también encontremos diversos grados de madurez en cuanto a la utilización de la metodología y el alcance que la misma tiene dentro de la organización.
- Tipificación de tipos de proyectos
Dentro de la metodología de gestión, tiene una gran importancia el poder definir diferentes tipos de proyectos de acuerdo a una serie de parámetros establecidos, por ejemplo, podemos hablar de proyectos grandes, medianos y chicos. La forma en que los mismos se separan dependen de variables como ser: monto del proyecto, nivel de riesgos, tipo de cliente, etc. Esta catalogación nos permitirá adaptar nuestra metodología, sistemas y forma de gestionar de forma que la misma nos sea totalmente “pesada” en proyectos pequeños pero que si cubra todos los aspectos claves y necesarios que el gestor de proyectos debe realizar.
- Sistema de gestión integrado
Debemos pensar en la utilización de un sistema de gestión integral que abarque no solo todos los procesos de la organización sino que también se adapte a la metodología de gestión de proyectos en cuanto a las fases, entregables y características que se esperan de la gestión, esto es vital para poder dar seguimiento a la ejecución unificada y ubicua de los proyectos dentro de la organización. Los sistemas deben estar pensados en presentar la información gerencial y en formato tablero de control para permitir una rápida visión de los proyectos que requieren pronta atención o detectar de forma temprana tendencias similares entre varios proyectos que deben ser atendidas desde su raíz.
- Catalogación de recursos y señorities
Dentro de toda organización se hace clave el poder tener un catálogo completo y actualizado de los recursos disponibles dentro de la oficina de gestión de proyectos y a su vez señority y el grado de expertise que los mismos poseen. Esto tendrá especial importancia al momento de asignar responsables a nuevos proyectos ya que nos permitirá disponer de la mejor elección disponible en la organización.
Muchas veces esta tarea es soportada por un rol de Resource Management, quien es responsable de mantener este listado completo de recursos y a su vez, sobre los mismos, realiza la importante tarea de planificar y mantener un detalle de las asignaciones actuales y las fechas prevista de liberación.
Pensando en organizaciones globales, esta catalogación permite el poder compartir de forma global recursos entre diferentes sitios, logrando el mejor recursos disponible para el proyecto que lo necesite mas allá de su ubicación física.
- Herramientas de comunicación y videoconferencia
Para toda organización que dispone de recursos alojados en diferentes lugares físicos, es imperativo que la misma posea herramientas que den la posibilidad de mantener a sus recursos comunicados casi como si los mismos estuvieran físicamente en el mismo sitio, para esto es importante definir herramientas de comunicación y videoconferencia, repositorios de información, software colaborativos, etc.
- Repositorio de Lecciones aprendidas compartidas
Las experiencias obtenidas en el proceso de implantación de todo proyectos, sean positivas o negativas dejan de ser claves si las mismas no son utilizadas en el futuro para la planificación y toma de decisiones de proyectos similares. Por lo anterior, debemos planificar la utilización de una herramienta global que nos ayude a recopilar las experiencias a lo largo de cada proyecto y luego nos permita buscar de una forma sencilla ejemplos a utilizar en proyectos actuales.
- Políticas de Gestión de riesgos
Si bien las políticas de gestión de riesgos deben ser definidas a lo largo de toda organización, dentro de la oficina de proyectos y por disponer de recursos distribuidos debemos hacer especial hincapié en los procesos que utilizaremos para la identificación temprana de riesgos en los proyectos y la forma en que los mismos son valorizados y seguidos durante el proyecto. El soporte de esta gestión a través de sistemas unificados de gestión también nos brindara la posibilidad de compartir experiencias y riesgos comunes en diferentes proyectos situados en diferentes sitios.
Como conclusión podemos identificar la necesidad creciente que poseen las organizaciones de utilizar estructuras y recursos distribuidos que se orientan y organizan de acuerdo a los requerimientos cambiantes de cada proyecto o iniciativa.
Para que estas organizaciones no mueran en el intento por dar seguimiento a sus proyectos es que se hace imperativo poseer una estructura de Oficina de Proyectos que pueda plantear y administrar los nuevos desafíos planteados anteriormente.
Será un esfuerzo mayor encarar estos cambios dentro de la organización, especialmente si los mismos serán realizados por recursos propios.
Es una práctica habitual tener el soporte de una empresa externa, que de forma independiente pueda plantear las necesidades y de acompañamiento en la implementación de cada una de las iniciativas.
Autor: Alejandro Aramburu, PMP – INNOVA PMO
